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Comment s’orienter dans les démarches administratives ?

Formulaires à remplir, dossiers à constituer, organismes à contacter, délais à respecter, recours à engager… Être aidant, ce n’est pas seulement accompagner son proche dans les gestes du quotidien. C’est aussi naviguer dans un labyrinthe administratif qui peut donner le vertige, surtout lorsqu’on jongle déjà avec un emploi à plein temps. Si vous vous sentez perdus face à la complexité de ces démarches, sachez que vous n’êtes pas seuls et qu’il existe des repères pour avancer sans s’épuiser.
Une charge administrative réelle et reconnue
En 2022, la complexité des démarches administratives représentait la troisième difficulté la plus citée par les aidants, touchant 32 % d’entre eux, juste derrière le manque de temps (40 %) et la fatigue physique (31 %). ( source) Ce chiffre, issu de l’enquête BVA pour la Matmut, dit quelque chose d’essentiel : les démarches administratives ne sont pas une simple formalité pour les aidants, elles constituent une charge à part entière, chronophage et parfois épuisante. Avec plus de 1,3 million de bénéficiaires de l’APA en France, dont environ 60 % à domicile, l’ampleur des situations concernées illustre à quel point ces démarches touchent un nombre considérable de familles. Face à cette réalité, connaître les bonnes portes d’entrée est indispensable.
Dans la situation d’un proche âgé en perte d’autonomie 
DÉMARCHE N°1 Commencer par évaluer la situation avec la grille AGGIR
Avant d’entamer toute démarche, la première étape est d’obtenir une évaluation officielle du niveau de dépendance de votre proche. C’est la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupe Iso-Ressources) qui permet d’évaluer le degré de perte d’autonomie des personnes âgées et de définir leur GIR (Groupe Iso-Ressources), allant de GIR 1 (dépendance totale) à GIR 6 (autonomie complète). Seuls les GIR 1 à 4 ouvrent droit à l’APA. Cette évaluation est réalisée gratuitement par une équipe médico-sociale du Conseil Départemental, sur demande de votre proche ou de sa famille. C’est le point de départ indispensable pour déclencher l’ensemble des aides financières et humaines. Source : Service-Public.fr. Vous pouvez réaliser une première hypothèse de la situation en vous rendant sur le site Grille Aggir  mais cela ne remplacera pas le calcul de la grille AGGIR par un professionnel de santé.
DÉMARCHE N°2 Constituer le dossier APA : l’aide phare pour les personnes âgées
L’APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie) est une prestation sociale créée par la loi du 20 juillet 2001 destinée aux personnes âgées de plus de 60 ans en perte d’autonomie, qu’elles vivent à domicile ou en établissement. Le dossier de demande est à adresser au Conseil Départemental du lieu de résidence de votre proche, accompagné d’une pièce d’identité, d’un justificatif de domicile, d’un relevé d’identité bancaire et d’un avis d’imposition (le montant reçu dépend de vos revenus, mais tout le monde peut en bénéficier). Une fois le dossier reçu, l’équipe médico-sociale se rend au domicile pour évaluer les besoins réels et construire un plan d’aide personnalisé. Ce plan peut inclure l’intervention d’aides à domicile, l’achat de matériel médical, l’aménagement du logement ou encore des solutions de répit pour les aidants. Le délai légal de traitement est de deux mois. Source : pour-les-personnes-agees
Dans la situation d’un proche en situation de handicap
DÉMARCHE N°3 Faire un dossier MDPH pour un proche en situation de handicap
Si votre proche a moins de 60 ans ou si son handicap s’est déclaré avant cet âge, c’est la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées) qui est l’interlocuteur central. Les démarches peuvent être nombreuses et complexes, constitution d’un dossier MDPH, faire valoir ses droits pour une prestation de compensation (PCH), une adaptation du logement ou une recherche d’hébergement et les situations sortent parfois des cases administratives, d’où l’importance de trouver un appui. Le formulaire Cerfa 15692*01 constitue le dossier unique de demande à la MDPH, accompagné d’un certificat médical de moins de 3 mois rempli par le médecin traitant et d’un projet de vie rédigé par votre proche ou avec son aide. La MDPH peut notamment financer la PCH (Prestation de Compensation du Handicap), dont le volet aide humaine permet de rémunérer un proche aidant via le CESU ou de verser un dédommagement direct. Dans le cadre de la scolarisation d’un enfant en situation de handicap des aménagements, tiers temps pour les examens, matériels fournis, accompagnement d’un AESH (Accompagnant d’élèves en situation de handicap), … La MDPH met en place un ensemble de droits personnalisés compte tenu de la situation de votre proche. Source : monparcourshandicap.gouv.fr .
DÉMARCHE N°4 Mettre en place une protection juridique pour votre proche
Lorsque votre proche n’est plus en mesure de gérer seul ses affaires, avec la maladie d’Alzheimer, suites d’un AVC, handicap cognitif, il devient nécessaire de mettre en place une protection juridique. Pensez d’abord à l’habilitation familiale. Souvent recommandée en première intention, elle permet à un proche (enfant, parent, conjoint, frère ou sœur) de représenter ou d’assister la personne vulnérable, sans le contrôle continu du juge qu’imposent la curatelle ou la tutelle. Plus simple et plus souple, elle a surtout l’avantage d’éviter des frais récurrents, puisqu’il n’y a, dans la plupart des cas, pas de compte de gestion annuel à rendre. Elle suppose toutefois un accord au sein de la famille. Lorsque l’habilitation familiale n’est pas adaptée, trois autres dispositifs existent selon le degré d’autonomie restante : la sauvegarde de justice (temporaire, un an renouvelable une fois), la curatelle (assistance pour les actes importants, la personne conservant une partie de son autonomie) et la tutelle (représentation complète, le tuteur agissant à la place de la personne pour les actes civils). Pour tous ces dispositifs, les démarches sont communes : saisine du juge des contentieux de la protection, certificat médical établi par un médecin inscrit sur la liste du Procureur de la République, lettre de motivation et justificatifs de lien familial. L’aidant peut être orienté par l’UDAF (Union Départementale des Associations Familiales) ou le SATF (Service d’Accompagnement Tutélaire Familial). Pour un premier conseil gratuit, il peut aussi se tourner vers un Point d’Accès au Droit (PAD) ou une Maison de Justice et du Droit (MJD). Source :  monparcourshandicap.gouv.fr.
DÉMARCHE N°5 Anticiper avec le mandat de protection future
Trop souvent, les familles n’agissent que dans l’urgence, une fois la situation déjà dégradée. Il existe pourtant un outil préventif remarquable et méconnu. Le mandat de protection future permet à toute personne d’anticiper sa perte d’autonomie en désignant à l’avance la personne qui la représentera si elle ne peut plus gérer ses intérêts. Il s’agit d’un simple acte notarié, activé par certificat médical le moment venu. Si votre proche est encore en mesure de l’établir, abordez ce sujet dès que possible. Cette démarche profitera autant à votre proche qu’à vous-même. Source :  Service-Public.fr.
DÉMARCHE N°6 Contester une décision administrative
Vous avez déposé un dossier APA ou MDPH, et la décision rendue ne vous semble pas juste ? Il est essentiel de savoir que vous pouvez exercer votre droit de contestation. Si vous n’êtes pas d’accord avec une décision concernant le dossier APA de votre proche, vous devez d’abord effectuer un recours amiable appelé Recours Administratif Préalable Obligatoire (RAPO) par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au département, dans les deux mois suivant la réception de la décision. Si la réponse reste insatisfaisante, il faudra porter le recours devant le tribunal administratif. 
Pour la MDPH, la même logique s’applique avec un RAPO adressé à la commission compétente dans les deux mois à partir de la notification de décision. Vous pouvez demander à être entendu par la CDAPH (Commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées) et assister aux réunions.
Pour maximiser vos chances, vous pouvez vous faire accompagner dans ces recours par une assistante sociale, un avocat ou une association spécialisée comme Juris Santé ou l’UNAF. Source : maboussoleaidants.fr .

DÉMARCHE N°7 S’appuyer sur les bons interlocuteurs de proximité
Face à la multiplicité des organismes, des formulaires et des sigles, il est normal de se sentir submergé. Voici les portes d’entrée les plus utiles à connaître. -Le CLIC (Centre Local d’Information et de Coordination gérontologique) est un interlocuteur de proximité précieux pour orienter les aidants de personnes âgées vers les bons dispositifs. -Le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) de votre commune peut également vous orienter, vous aider à remplir certains dossiers, ou vous mettre en relation avec des services spécialisés. -Les Points d’Accès au Droit (PAD) offrent quant à eux un accueil gratuit pour toute situation à dimension juridique ou administrative. –APF France Handicap dispose dans chaque département d’une délégation où des salariés et bénévoles assurent un accueil physique, téléphonique ou parfois à domicile pour accompagner les aidants dans leurs démarches. Source :  maboussoleaidants.fr.
DÉMARCHE N°8 Utiliser les plateformes numériques dédiées
Pour ne pas repartir de zéro à chaque démarche, plusieurs outils numériques fiables ont été développés pour vous aider à vous repérer. Le portail aidant.gouv.fr centralise les droits et dispositifs accessibles aux aidants. Le site pour-les-personnes-agees.gouv.fr propose et une cartographie des services disponibles près de chez vous. Dans l’application Tilia accédé à un simulateur d’aides financières. La plateforme maboussoleaidants.fr offre des guides pratiques pas-à-pas pour chaque grande démarche APA, MDPH, protection juridique avec des fiches claires et accessibles. Ces outils sont d’autant plus précieux que le passage au numérique, lorsqu’il n’est pas accompagné, peut creuser une fracture supplémentaire pour les aidants les moins à l’aise avec ces technologies. N’hésitez pas à vous faire aider par un proche ou une association pour les utiliser.
Un fil conducteur : ne pas avancer seul
Les démarches administratives liées à l’aidance sont nombreuses, parfois longues, souvent complexes mais elles ne sont jamais insurmontables lorsqu’on est bien orienté. La clé, c’est de ne pas attendre que la situation se dégrade pour commencer : anticiper, même imparfaitement, vaut toujours mieux que réagir dans l’urgence. Et n’oubliez pas que vous avez le droit d’être accompagné(e) dans ces démarches, par des professionnels, des associations, ou des collègues aidants qui ont déjà tracé ce chemin avant vous. Vous n’êtes pas seul(e). Et chaque dossier complété, chaque droit ouvert, chaque démarche franchie est une protection supplémentaire pour votre proche et pour vous.
Vous êtes salarié et proche aidant ? Vous accompagnez un proche en perte d’autonomie liée à l’âge, la maladie ou une situation de handicap ?
Toute l’équipe Tilia se mobilise pour vous apporter des conseils pratiques tout au long de l’année grâce à nos articles mais également si vous bénéficiez de notre dispositif humain et digital, n’hésitez pas à faire appel aux conseillers sociaux et assistants personnels à votre disposition !
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